SPIDER.NET

DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

(Sistem za upravljanje dokumentima)

Spider.NET Document Management System je rešenje firme MFC-Mikrokomerc koje se odnosi na digitalizaciju, obradu i čuvanje dokumentacije. Ono je proizvod osamnaestogo-dišnjeg iskustva i rada na rešavanju problema iz oblasti arhiviranja i upravljanja dokumentacijom.
Spider.Net DMS se bazira na četiri osnovna segmenta:

• Spider.NET e@rhiva-modulu za arhiviranje elektronskih dokumenata;
• Spider.NET DocFlow-modulu za upravljanje tokom dokumenata u poslovnim procesima;
• hardveru iz DIMS programa izuzetno brzih skenera;
• primeni tehnologije digitalnog potpisivanja i kriptovanja dokumenata;

SPIDER.NET e@rhiva

Logičan završetak jednog poslovnog procesa svodi se na arhiviranje dokumenta koji su njegov sastavni deo. Rad sa dokumentima arhiviranim u originalnom, parirnom obliku, često može da bude spor i problematičan. Prevođenjem dokumenta u elektronski oblik i uspostavljanjem odgovarajuće organizacije elektronske arhive pospešuje se efikasnost poslovanja, a potreba za papirnim dokumentima se svodi na minimum.
Kao rešenje za elektronsku arhivu naša firma nudi web aplikaciju Spider.NET e@rhiva. Ona se zasniva na mnogobrojnim iskustvima naših klijenata u korišćenju poznate i proverene Spider 2.0 Enterprise aplikacije.
Spider.NET e@rhiva između ostalog omogućava:

• klasifikaciju dokumenata po tipovima uz dodavanje odgovarajućih anotacija;
• grupisanje dokumenata u predmete;
• povezivanje tipova dokumenata sa kategorijama registraturskog materijala;
• brzo i raznovrsno pretraživanje;
• prava pristupa definisana do nivoa dokumenta;
• elektronsko potpisivanje dokumenata.

Prednosti korišćenja Spider.Net e@rhiva:

• sva dokumentacija (mikrofilmska, papirna, elektronska) digitalizacijom je na jednom mestu;
• lako i brzo pronalaženje dokumenata;
• pristup dokumentima preko Web Browser-a;
• upravljanje svim informacijama;
• smanjenje troškova arhiviranja;
• digitalizacija dokumenata direktno iz aplikacije;
• bezbedno skladištenje;
• čuvanje dokumenata u kriptovnom obliku.

Upravljanje poslovnim procesima i tokovima dokumentacije

Rešenje za upravljenje poslovnim procesima i tokovima dokumentacije je fleksibilno i u potpunosti se može prilagoditi Vašem načinu rada. Preduslov za implementaciju je postojanje odgovarajućih procedura koje definišu poslovne procese i tokove dokumentacije. Ukoliko imate uveden sistem kvaliteta njegova dokumentacija je dovoljna za implementaciju DMS-a. U suprotnom, tim naših stručnjaka će zajedno sa Vama snimiti poslovne procese i generisati potrebnu dokumentaciju, koja može predstavljati odličnu osnovu za uvođenje sistema kvaliteta.
Zbog čega smo se opredelili za ovakav pristup? Generisanjem odgovarajuće dokumentacije, kao i modeliranjem poslovnih procesa i tokova dokumentacije pomoću vizuelnih alata, stičete bolji uvid u funkcionisanje Vašeg sistema. Implementacija i korišćenje dobijenog modela omogućava praćenje poslovnog procesa, otkrivanje uskih grla, a sve u cilju optimizacije i povećanja efikasnosti. Jedno je sigurno, više se nikada nećete pitati: “Gde mi je ta faktura?”

Spider.NET DocFlow

Prelazak sa papirnih na elektronske tokove dokumentacije može da bude težak posao za zaposlene u Vašoj firmi, naročito za iskusne kadrove koji nisu uvek u toku sa savremenim informacionim tehnologijama. Mi smo se potrudili da ovaj prelazak učinimo što jednostavnijim.
Spider.NET DocFlow je web aplikacija koja omogućava da zaposleni, koji učestvuju u datom poslovnom procesu dobijaju radne zadatke zajedno sa svom pratećom dokumentacijom. Po izgledu i načinu korišćenja podseća na popularne aplikacije za elektronsku poštu, sa tom razlikom što u Inbox umesto elektronske pošte stižu radni nalozi. Ove naloge možete grupisati i filtrirati po prioritetu, poslovnom procesu, ulozi koja Vam u poslovnom procesu pripada.
Aplikacija je posebno prilagođena procesima koji podrazumevaju intenzivan rad sa do-kumentacijom. Ona sadrži, pored različitih mogućnosti za prikazi-vanje dokumenata, i mogućnost unošenja novih dokumenata u poslovni proces. To se obavlja direktno sa računara, ukoliko je reč o elektronskim dokumentima, odnosno direktnim skeniranjem kada su u pitanju papirna dokumenta.

Primena tehnologije digitalnog potpisivanja

Dokumenti koji su arhivirani u okviru modula e@rhiva ili se nalaze u nekoj fazi poslovnih procesa, opisanih u modulu DocFlow, mogu po potrebi biti kriptovani i/ili digitalno potpisani. Kriptovanje dokumenata predstavlja postupak šifrovanja sadržaja dokumenta, što za efekat ima činjenicu da je kriptovani dokument upotrebljiv samo u okviru sistema Spider.Net i to samo za korisnike koji imaju potrebna prava pristupa. Van sistema Spider.Net kriptovani dokument je nečitljiv, a samim tim i neupotrebljiv. Ključ kriptovanja u sistemu Spider.Net se generiše za svaki dokument posebno, pri čemu se koriste odgovarajući simetrični i asimetrični algoritmi, a potrebne funkcionalnosti obezbeđuje komponenta DocuCrypt, koja je evaluirana i verifikovana od strane Matematičkog Instituta SANU.
Pomenuta komponenta se koristi i za digitalno potpisivanje elektronskih dokumenata. Primenom digitalnog potpisa, obezebeđuje se autentičnost, integritet i neporecivost dokumenata. Digitalno potpisani dokument sa sobom nosi informaciju o digitalnom sertifikatu kojim je potpisivanje obavljeno, kao i o CA serveru koji je sertifikat izdao. Prilikom rada sa dokumentima u sistemu Spider.Net, pri bilo kom kontaktu sa digitalno potpisanim dokumentom, vrši se provera potpisa i korisnik koji želi i ima pravo da vidi takav dokument biva obvešten da li je dokument autentičan, odnosno da li je digitalni potpis ispravan. Naravno, za primenu tehnologije digitalnog potpisa dokumenta, potrebna je i odgovarajuća infrastruktura (PKI), a u slučaju da je taj preduslov ispunjen, sistem Spider.Net, omogućava, ne samo potpisivanje sokumenta, već i poslovnih procesa koji su opisani u okviru modula DocFlow.

Šta dobijate korišćenjem našeg DMS sistema?

Vaša firma je, kao i naša, godinama investirala u ljude, opremu i softver. Filozofija poslovanja naše firme, na kojoj smo bazirali naše DMS rešenje, je da iz postojećih investicija treba izvući maksimum. Ljude, softver i opremu treba povezati u jednu celinu. Arhivu, koja predstavlja istoriju, iskustvo i znanje svake firme, treba efikasno digitalizovati i učiniti je dostupnom na svakom radnom mestu u skladu sa potrebama. Naš DMS može da postigne sve to, i više, dajući novu vrednost starim investicijama.

Preuzmite brošuru u pdf formatu (2,5 MB)