SPIDER 2.0 - Home edition

Organizacija dokumentacije predstavlja veliki problem i na jednom radnom stolu, a u preduzećima i velikim sistemima problem skladištenja i pronalaženja potrebnog dokumenta svakodnevno oduzima puno skupog radnog vremena.Često organizacija poslovanja, ma kako dobro bila postavljena, ne uspeva da bude u potpunosti realizovana baš zbog problema sa pratećom dokumentacijom, problema koji ako nije rešen samom postavkom organizacije poslovanja, kasnije može da ugrozi ili uspori i najbolje zamišljen posao. Naročito danas, kada ne možete biti sigurni šta vam je u kom trenutku potrebnije (mail poruke vaših partnera ili neki stari ugovor, analiza starih arhiviranih projekata ili izveštaj o tekućim poslovima) morate biti spremni da u najkraćem roku budete korisnik informacije, jer to često znači i pobedu nad konkurencijom. Brzina i ažurnost pristupu sopstvenoj dokumentaciji, bez obzira da li je reč o mail-u od pre neki dan ili o projektu od pre pet godina, govori više o vašem poslovanju nego išta drugo, a firma u kojoj se poslovanje bazira na dobroj organizaciji je svakako firma sa sposobnim menadžmentom, i kao takva je u velikoj prednosti nad konkurencijom.

Danas nije teško kopirati proizvod, ponuda je sve obimnija i tu se niko ne može zaštititi od konkurencije, ali sam proizvod ne znači ništa ako ga ne prate sigurnost i komfor u korišćenju, a to može pružiti samo firma čija organizacija poslovanja prati zahteve vremena u kome radimo.

“Spider 2.0 HOME EDITION” nije samo korisna aplikacija za arhiviranje. To je upravo odgovor na potrebe savremenog poslovanja, potpuna veza između dokumenta i informacije, lako uklopljiva u vašu organizaciju poslovanja. Ako na mestima gde organizacije dokumentacije nema, ili je loša, “Spider” nametne bolje rešenje, nemojte nam zameriti, to nam je i bila namera: poboljšati organizaciju poslovanja gde god je moguće, osigurati je gde je dobra.

Kada jednom preuzme organizaciju vaše ulazne i izlazne dokumentacije, vaše arhive, vaših beležaka i tajnih dokumenata, “Spider” će vas pratiti u vašem brzom razvoju, a širenje vašeg poslovanja biće kvalitetno podržano u samoj osnovi - u kvalitetu i brzini pristupa dokumentaciji i informacijama.

Elektronska arhiva

Osnovna namena aplikacije Spider 2.0 je da korisniku omogući organizovanje i efikasno korišćenje elektronske arhive sa stanovišta svih njenih aspekata.

Postoje četiri osnovna aspekta organizacije elektronske arhive:

• Kategorije registraturskog materijala
  Nova opcija u aplikaciji “Spider“ je mogućnost jednostavnijeg praćenja priliva i strukture registraturskog materijala. Korisnicima aplikacije je omogućeno efikasno praćenje prispelog registraturskog materijala i njegovo izlučivanje po isteku zakonskih rokova čuvanja. Aplikacija je osmišljena tako da u sebi već sadrži unapred definisane kategorije registraturskog materijala.
  
  
• Tipovi dokumenata
  Na samom početku formiranja elektronske arhive, potrebno je izvršiti određene pripreme koje se pre svega odnose na definisanje tipova dokumenata po kojima želimo da organizujemo arhivu i koje anotacije (karakteristike) želimo da vodimo o svakom tipu dokumenta, kako bismo upravo pretraživanjem po tim karakteristikama mogli da im naknadno pristupimo. Svaki od tipova dokumenata koje korisnik definiše odlikuje se proizvoljnim brojem anotacija različitih tipova vrednosti (tekst, brojna vrednost, datum, ...). Redosled anotacija i njihov karakter korisnik u svakom trenutku može da prilagodi svojim potrebama.
  Osnovna jedinica elektronske arhive je Dokument. Pod dokumentom se podrazumeva celina koja može biti vezana za jednu ili više skeniranih slika i koja opciono može pripadati nekom od definisanih tipova dokumenata, kao i nekom od registrovanih partnera. Pripadnost dokumenta nekom tipu dokumenta određuje atribute koji će biti ponuđeni korisniku za unos. Dokumentu se može pridružiti proizvoljan broj ključnih reči po kojima će se kasnije vršiti pretraga, a po potrebi se može definisati i pripadnost dokumenta predmetu.


• Organizacija arhive po partnerima
  Najveći broj dokumenata, a naročito finansijska, podrazumeva i potrebu čuvanja i povremenog pregleda podataka o fizičkim ili pravnim licima koja na neki način imaju veze sa konkretnim dokumentom. U aplikaciji “Spider 2.0 HOME EDITION” korisniku je omogućeno da napravi sopstveni adresar klijenata koji može koristiti i nezavisno od dokumentacije sa kojom radi. Adresar partnera pruža mogućnost čuvanja i pregleda najbitnijih podataka o partneru, kako ličnih tako i onih koji su vezani za poslovanje.


• Organizacija arhive po predmetima
  U praksi se često javlja potreba da dokumentacija umesto po tipovima dokumenata (npr. ugovori, rešenja, potvrde...) bude organizovana po Predmetima, odnosno svojevrsnim dosijeima koji mogu sadržati dokumenta, odnosno skenirane slike (ili druga elektronska dokumenta) sasvim različitog karaktera.

Skeniranje

Obzirom da je pri kreiranju digitalne arhive osnovna pretpostavka postojanje digitalizovanih odnosno skeniranih dokumenata jedna od osnovnih funkcionalnosti aplikacije Spider 2.0 je mogućnost skeniranja dokumenata.

Aplikacija nudi tri vrste skeniranja i to su:

• Skeniranje nove strane
• Reskeniranje
• Batch skeniranje

OCR modul za automatski unos podataka

Pomoću OCR mehanizma skenirana dokumenta se konvertuju u tekstualni oblik, što daje mogućnost da se pojedini delovi dobijenog teksta unesu u bazu podataka za potrebe pretraživanja, ili da se skenirani dokument snimi u nekom drugom formatu (rtf, html, pdf,...).

Optičko prepoznavanje karaktera, u svetu informatike poznato pod imenom OCR omogućava da se iz sistema rada izbaci proces prekucavanja odštampanih tekstova kao i da se unos podataka pročitanih sa formulara automatizuje do te mere da je dovoljno samo skenirati odgovarajući dokument i prepustiti aplikaciji da uradi sve ostalo .OCR modul u aplikaciji Spider 2.0 je razvijen u saradnji sa kompanijom ABBYY koja je svetski lider u razvoju i primeni OCR tehnologija, a deo sistema čija je namena priprema obrazaca za automatsko očitavanje naziva se Spider 2.0 Profiler.

Pretraživanje

Pravi efekat elektronske arhive korisnik može da spozna u situacijama kada brzo mora da dođe do nekog dokumenta o kome zna manje ili više podataka. U aplikaciji “Spider 2.0 Enterprise” korisniku je na raspolaganju pet moćnih mehanizama za pretraživanje.

• Pretraživanje (po anotacijama)
  Najčešće korišćeni način za pretraživanje dokumentacije je pretraživanje po anotacijama.Razlog za to je činjenica da korisnici najčešće prvo pomisle na tip dokumenta koji im je potreban, a zatim i na atribute koji karakterišu taj tip.Dakle, korisnik u ovom slučaju najpre izabere tip dokumenta po kome će pretraživati, a zatim u ponuđena polja koja odgovaraju anotacijama tipa dokumenta upiše kriterijume za pretraživanje
  
  
• Pretraživanje (po ključnim rečima)
  Ključne reči su atributi dokumenta koji nisu određeni njegovim tipom. Naime, jednom dokumentu koji pripada nekom od tipova može se pridružiti neograničen broj pojmova koji nemaju veze sa tipom, ali korisniku mogu da omoguće lak i brz pristup dokumentu.
  
  
• Pretraživanje (po napomenama)
  Još jedna mogućnost koja korisniku daje priliku da bliže opiše neki dokument je i napomena, po kojoj se može i pretraživati. U ovom slučaju dovoljno je kao kriterijum upisati bar jednu reč koja je sadržana u napisanoj napomeni, bez obzira gde se ta reč nalazi u rečenici.
  
  
• Pretraživanje (po osnovnim elementima)
  Svaki dokument, nezavisno od tipa kome pripada odlikuje se nekim opštim karakteristikama kao što su broj, datum prispeća, partner, itd., tako da korisnik do konkretnog dokumenta može dospeti preko tih atributa.
  
  
• Pretraživanje (po predmetima)
  Obzirom da je korisniku pružena prilika da sam svoju dokumentaciju organizuje u dosijea, logična je i njegova potreba da dokumentaciju pretražuje po podacima koji su vazani za predmete.

Izveštaji

Spider 2.0 je zamišljen kao alat koji lako može da se uklopi u postojeću organizaciju poslovanja. Shodno tome, izveštaji su stavka kojoj je posvećeno puno pažnje prilikom projektovanja programa.

Analogna arhiva

Koncept Hibridne arhive preporučen od strane kompanije MFC-MIKROKOMERC podrazumeva paralelnu upotrebu analogne i digitalne arhive kako bi se iskoristile sve prednosti koje ova dva vida arhive mogu da pruže. Takav pristup zahteva i dobru komunikaciju između odseka koji održavaju analognu arhivu (mikrofilm) i operatera koji rade sa digitalnom arhivom, odnosno sa aplikacijom Spider 2.0. Upravo iz tih razloga u okviru aplikacije Spider 2.0 postoji sistem razmene poruka koji omogućava sinhronizovan rad sa analognom i digitalnom arhivom.

Sistemski zahtevi

Minimalna konfiguracija kompjutera:
Pentium I 133 MHZ, 64 MB RAM memorije, CD ROM uređaj, VGA ili sličan monitor veće rezolucije, Miš
Operativni sistemi: Windows 98, Windows2000, WindowsME, WindowsXP

Preporučena konfiguracija kompjutera:
Pentium III 800MHZ, 128 MB RAM memorije, CD ROM uređaj, VGA monitor (rezolucija 1024x768)
Operativni sistem: Windows 2000

Instalacija

Ubacite CD u vaš CD-ROM uređaj.

Ako vam je uključena opcija “Autorun” automatski će vam se pojaviti “Install screen”.

Ako to nije slučaj pokrenite ručno “Setup.exe” sa vašeg CD-a.

Nadalje sledite uputstva sa ekrana.