SPIDER 2.0 - Enterprise edition

Šta je Spider?

Spider je softver za konvertovanje papirne dokumentacije u elektronski i njeno kasnije lako i brzo pretraživanje. Tvorac Spider-a je, MFC Mikrokomerc iz Beograda, firma koja ima petnaestogodišnje iskustvo u radu sa arhiviranjem dokumentacije. Iz ogromnog iskustva i stalnog traženja boljih rešenja za rad sa dokumentacijom, proistekao je Spider.

Naš elektronski Spider (pauk) na najefikasniji način “plete” i povezuje Vaše dokumente u jedinstvenu celinu, lako pretraživu i brzo dostupnu. Spider - jer integriše više tehnologija u jednu celinu.

Šta nudi Spider?

Osnovu Spider-a predstavlja softver koji nudi potpunu podršku u radu sa dokumentacijom bez potrebe za napuštanje same aplikacije. Ovo podrazumeva da se u Spajder-u vrši organizovanje dokumenata po nekoliko kriterijuma, zatim sledi skeniranje dokumentacije, i na kraju unos anotacija po kojima se kasnije vrši pretraga formirane baze podataka, odnosno dokumenata. Takođe postoji i mogućnost štampanja raznih vrsta izveštaja.

Radno okruženje?

Spider je zasnovan na Microsoft tehnologiji i kao takav ima dobro poznato radno okruženje Windows Explorer-a koje se bazira na grananju drveta. To vam omogućava da prilikom pretrage višeslojnih nivoa, uvek tačno znate gde se nalazite i kojoj grupi ili tipovima pripadaju određeni dokumenti. U programu postoji četiri osnovna aspekta (grane) organizovanja arhive. To su: Kategorije registraturskog materijala, Tipovi dokumenata, Partneri i Predmeti. Osim radnog okruženja i sve druge opcije i mogućnosti preuzete su iz Windows okruženja, pa snalaženje i učenje programa nije ni malo teško. U slučaju da vam nešto ipak nije jasno ili ne znate kako da dobijete određeni rezultat, dato je detaljno uputstvo. Spider se isporučuje sa mogućnošću izbora između engleskog, francuskog, španskog i srpskog jezika.

Tipovi dokumenata?

Osnovna jedinica elektronske arhive je Dokument, a ovo je ujedno osnovna, ali kao što ćete videti ne i jedina kategorija za organizovanje vaše dokumentacije. Pod dokumentom se podrazumeva celina koja može biti vezana za jednu ili više skeniranih slika i koja opciono može pripadati nekom od definisanih tipova dokumenata, kao i nekom od registrovanih partnera. Pripadnost dokumenta nekom tipu dokumenata, određuje atribute koji će biti ponuđeni korisniku za unos. Ovo je jedna od prvih opcija koju smo ponudili za organizaciju elektronske arhive. Na samom početku formiranja elektronske arhive, potrebno je izvršiti određene pripreme koje se pre svega odnose na definisanje tipova dokumenata po kojima želimo da organizujemo arhivu i koje anotacije (karakteristike) želimo da vodimo o svakom tipu dokumenta, kako bismo upravo pretraživanjem po tim karakteristikama mogli da im naknadno pristupimo. Svaki od tipova dokumenata koje korisnik definiše odlikuje se proizvoljnim brojem anotacija različitih tipova vrednosti (tekst, brojna vrednost, datum, ...) . Redosled anotacija i njihov karakter korisnik u svakom trenutku može da prilagodi svojim potrebama.

Kategorije registraturskog materijala?

Aplikacija je osmišljena tako da u sebi već sadrži unapred definisane kategorije registraturskog materijala razvrstane po različitim grupama, tako da se od korisnika očekuje da u svega nekoliko koraka navede u međuvremenu prispelu dokumentaciju i da je svrsta u odgovarajuće kategorije. Sav ostali posao program obavlja sam: obaveštava korisnika da je određenoj dokumentaciji istekao rok, kreira zahteve za izlučivanje itd. Ističemo da je ovo samo opcija i da prilikom prve instalacije, program poseduje listu kategorija koja je propisana Uredbom o kancelarijskom poslovanju, a da je potrebno da korisnik poseduje sopstvenu. Takođe želimo da napomenemo da ovu opciju niste primorani da koristite da bi program uspešno funkcionisao.

Organizacija dokumentacije po partnerima i predmetima?

Pored organizovanja Vaše elektronske arhive po tipovima dokumenata, radnim jedinicama, procesima i drugom, omogućili smo organizovanje dokumentacije, i po partnerima i predmetima. Ovo je takođe opciona mogućnost i možete je ali i ne morate koristiti, ali će vam u slučaju da radite sa velikom arhivom, pomoći da lakše pronađete traženi dokument.

Pri svakom poslovnom procesu susrećete se sa partnerima. Najveći broj dokumenata, a naročito finansijska podrazumeva potrebu čuvanja i povremenog pregleda podataka o fizičkim ili pravnim licima koja na neki način imaju veze sa konkretnim dokumentom. U aplikaciji Spider 2.0 korisniku je omogućeno da napravi sopstveni adresar klijenata koji može koristiti i nezavisno od dokumentacije sa kojom radi. Dakle prilikom pretrage i pronalaženja nekog dokumenta moći ćete da vidite kom vašem partneru pripada traženi dokumet.

Još jedna od naprednih opcija elektronske arhive u programu Spider 2.0 je organizovanje po predmetima. U praksi se često javlja potreba da dokumentacija umesto po tipovima dokumenata (npr. ugovori, rešenja, potvrde, ...) bude organizovana po predmetima, odnosno dosijeima koji mogu sadržati dokumenta odnosno skenirane slike (ili druga elektronska dokumenta) sasvim različitog karaktera. Osnovne karakteristike predmeta su oznaka, brojna oznaka, arhivska oznaka i napomena, čime je korisniku omogućeno da na celovit način opiše sadržaj dosijea koji je samostalno kreirao.

Po svakom od navedenih parametara pojedinačno ili u kombinaciji može se vršiti pretraživanje. Treba napomenuti da se predmeti razlikuju od korisnika do korisnika, jer prilikom instalacije programa predmeti još uvek nisu kreirani, već ih korisnici kreiraju prilikom rada sa programom.

Takođe treba napomenuti da ako korisnik nema potrebu da kreira predmete to ne mora ni da radi, isto kao što ne postoji ni gornja granica prilikom kreiranja predmeta. Ono na šta bi želeli da Vam skrenemo pažnju je da u predmete pored skeniranih slika, možete da importujete sve tipove digitalnih zapisa koje stvarate u svom poslovnom okruženju. Dakle pored svih tipova grafičkih formata JPEG, TIFF, BMP možete u jedan predmet uvoziti i PDF, DOC, XLS, PPT, HTML, XML sve one sa kojima svakodnevno radite, pa čak i razne tipove audio i video zapisa.

Rad u Spider-u?

Kao što je već rečeno u Tipovima dokumenata, na početku je potrebno definisati tipove dokumenata i anotacije, ali je naravno moguće i naknadno dodavanje u bilo kom trenutku, bez ograničenja. Kada su tipovi dokumenata definisani može se pristupiti skeniranju dokumenata i unosu samih vrednosti anotacija. Vrednosti anotacija mogu se unositi pre skeniranja, posle skeniranja ili paralelno sa skeniranjem što u principu nije poželjno zbog efikasnosti. Modul za masovno skeniranje dokumenata podržava sve aktuelne proizvedene skenere po TWAIN i ISIS tehnologiji. Istaći ćemo mogućnost da na jednoj radnoj stanici koja ima instaliran Spider 2.0 Enterprise može da funkcioniše više različitih tipova skenera. Jedno radno mesto može da obrađuje dokumentaciju A0 formata (plan skenerima), pa da pređe na skeniranje A4, A3 dokumentacije (dokument skener) ili da koristi savremene mikrofilmske skenere sa kojima je moguće na brz i jednostavan način digitalizovati sve mikrografske oblike. Ovaj modul je licenciran i razvijen na bazi proverene PIXTRAN tehnologije. Trudili smo se da na savremen način omogućimo našim korisnicima stvaranje digitalne arhive i što bolju manipulaciju skeniranim slikama.

Pretraga?

Da biste pronašli određeni dokument u velikom skupu dokumenata mi smo za Vas ugradili nekoliko načina za pretragu Spider 2.0 baze. Pravi efekat elektronske arhive korisnik može da spozna u situacijama kada brzo mora da dođe do nekog dokumenta o kome zna manje ili više podataka. U aplikaciji Spider 2.0 korisniku je na raspolaganju 5 moćnih mehanizama za pretraživanje. Najčešće korišćeni način za pretraživanje dokumentacije je upravo pretraživanje po anotacijama. Jednostavan razlog za to je činjenica da korisnici najčešće prvo pomisle na tip dokumenta koji im je potreban, a zatim i na atribute koji karakterišu taj tip. Dakle, korisnik u ovom slučaju najpre izabere tip dokumenta po kome će pretraživati, a zatim u ponuđena polja koja odgovaraju anotacijama tipa dokumenta upiše jedan ili više kriterijuma za pretraživanje, nakon čega veoma brzo dolaze do traženog dokumenta. Ključne reči su atributi dokumenta koji nisu određeni njegovim tipom. Naime, jednom dokumentu koji pripada nekom od tipova može se pridružiti neograničen broj pojmova koji nemaju veze sa tipom, ali korisniku mogu da omoguće lak i brz pristup dokumentu. Da bi pretražili dokument po ključnim rečima, dovoljno je da selektujemo neku reč iz baze ponuđenih ključnih reči, i program će izvršiti pretragu dokumenata koji imaju kao atribut ključnu reč koju smo tražili. Ako je pretraga bila uspešna moguće je selektovati određeni dokumenat i sa njim vršiti akcije koje program u tom trenutku dozvoljava. Ako pretraga nije bila uspešna moguće je zadati nove uslove za pretragu i ponovo izvršiti pretragu baze. Još jedna mogućnost koja korisniku daje priliku da bliže opiše neki dokument je i napomena, po kojoj se može i pretraživati. U ovom slučaju dovoljno je kao kriterijum upisati bar jednu reč koja je sadržana u napisanoj napomeni, bez obzira gde se ta reč nalazi u rečenici. Svaki dokument, nezavisno od tipa kome pripada odlikuje se nekim opštim karakteristikama kao što su broj, datum prispeća, partner, itd., tako da korisnik do konkretnog dokumenta može dospeti i preko tih atributa. Obzirom da je korisniku pružena prilika da sam svoju dokumentaciju organizuje u dosijea, logična je i njegova potreba da dokumentaciju pretražuje po podacima koji su vezani za predmete.

Kome je Spider namenjen?

Ako vam sve prethodno navedeno, nije pomoglo da se prepoznate kao budući korisnik Spider-a, reći ćemo da je Spider namenjen firmama, organizacijama, ustanovama i uopšte svima koji rade se velikom količinom dokumenata ili žele da uvek imaju tačan uvid o toku kretanja svoje dokumentacije . Trenutno aktuelna verzija programa je Spider 2.0 Enterprise Edition, klijentsko-serverska aplikacija namenjena za srednje i veće sisteme i Spider 2.0 Home Edition namenjena za manje sisteme koja radi na nezavisnim radnim stanicama. U fazi testiranja nalazi se Spider.NET, koji će predstavljati logičnu nadogradnju aktuelnih verzija Spider-a, namenjena je internet i intranet okruženjima, a u komercijalnu upotrebu ući će tokom 2005. godine.

Sistemski zahtevi?

Minimalna konfiguracija kompjutera:
Pentium I 133 MHZ, 64 MB RAM memorije, CD ROM uređaj, VGA ili sličan monitor veće rezolucije, Miš
Operativni sistemi: Windows 98, Windows2000, WindowsME, WindowsXP

Preporučena konfiguracija kompjutera:
Pentium III 800MHZ, 128 MB RAM memorije, CD ROM uređaj, VGA monitor (rezolucija 1024x768)
Operativni sistem: Windows 2000