EDUKACIJA

O STANDARDIMA (ISO 15489, ISO/TS 23081-1, MoReq)

ISO 15489

Arhivisti Srbije, kao i sva pravna i fizička lica dobili su sredinom novembra 2007. godine moćan radni alat – Standard SRPS ISO 15489 , koji se odnosi na upravljanje dokumentima kod stvaralaca, pravnih i fizičkih lica. Donošenje ovog standarda uklapa se u Nacionalnu strategiju za razvoj informatičkog društva.

O SAMOM STANDARDU

ISO 15489 sastoji se iz 2 dela:

• Deo 1: Opšti;
• Deo 2: Smernice [Tehnički izveštaj]

ISO 15489-1 precizira elemente upravljanja dokumentima i definiše rezultate i ishode koje treba postići. Primenjuje se na upravljanje dokumentima svih formata i na svim medijima nastalih ili primljenih tokom sprovođenja delatnosti javne ili privatne organizacije ili svakog pojedinca koji ima obavezu da stvara i čuva dokumenta

ISO 15489-2 obezbeđuje metodologiju za primenu, korak po korak.

Standard SRPS ISO 15489 je samo prvi u nizu profesionalnih standarda koji treba sveobuhvatno da regulišu oblast upravljanja dokumentima, kao i da omoguće novu zakonsku regulativu u ovoj oblasti, zasnovanu na novim vrednostima čuvanja i korišćenja dokumenata. Elektronsko okruženje, u kome se većina poslovnih delatnosti i transakcija danas odvija, primoralo je stručnjake iz domena arhivistike i upravljanja dokumentima da preispitaju i promene svoja tradicionalna uporišta u teoriji i praksi, zasnovanoj samo na papiru kao tradicionalnom nosaču informacija. Daje uputstva za utvrđivanje odgovornosti koje organizacije imaju prema dokumentima i politici, postupcima, sistemima i procesima koji se odnose na dokumenta. Daje uputstva za upravljanje dokumentima kao podršku okviru za kvalitet procesa radi usaglašenosti sa ISO 9001 i ISO 14001. Takođe, daje smernice za projektovanje i primenu sistema za upravljanje dokumentima, ali ne obuhvata upravljanje arhivskom građom u arhivskim ustanovama.

MULTIDISCIPLINARNI PRISTUP

Upravljanje dokumentima predstavlja model kontinualnog upravljanja–instrument za planiranje budućnosti dokumenta, od samog trenutka njegovog stvaranja. To znači da se dokumenta vrednuju pri njihovom stvaranju ili čak pre njihovog stvaranja, a upravljanje se shodno vrednovanju planira, čime proces vrednovanja postaje efikasan deo dizajniranja sistema za upravljanje dokumentima. Organizacije mogu da utvrde koja su to dokumenta koja će se stvarati i čuvati za potrebe poslovanja i dokaza. Ona dokumenta koje je potrebno zadržati kao kulturno nasleđe potrebno je identifikovati uz pomoć nadležnih arhivskih vlasti i njima upravljati sa posebnom brigom. Za organizacije, upravljanje dokumentima znači konzistentan pristup efikasnom upravljanju dokumentima dok su potrebna za poslovanje, a potom njihovo izdvajanje, ili za potrebe čuvanja u arhivu ili za uništavanje kada njihovo čuvanje više nije neophodno organizaciji.

Teško je obezbediti korišćenje elektronskih dokumenata u budućnosti, ako se već u sadašnjosti ne obezbede efektivni i efikasni uslovi za to. Pozitivan ishod se dobija samo ako se obezbedi saradnja više profesija: poslovnih menadžera, arhivista, informatičara, programera, predstavnika IT industrije, pravnika i dr. Saradnja mora biti komplementarna, nikako rivalska, a uloga arhiviste mandatorna, nikako opciona.

Najveća vrednost ovog standarda je u tome što on uvodi arhivske institucije na samom početku procesa praćenja dokumenta – od koncepta stvaranja dokumenta i sistema upravljanja dokumentima do predaje nadležnoj arhivskoj instituciji, a ne kao do sada na kraju procesa, kada su intervencije arhiva gotovo nemoguće.

KOME JE NAMENJEN?

Standard ISO 15489 nije arhivistički standard, ali je od prevashodne važnosti upravo za arhive! To je, slobodno rečeno, opšti okvir za jedinstveno regulisanje svih postupaka, sa svim vrstama i oblicima dokumenata koja nastaju tokom službene, poslovne delatnosti bilo kog subjekta, pravnog ili fizičkog lica, od prihvatanja u sistem do predaje nadležnim arhivskim ustanovama. On podrazumeva i obuhvata niz struka, (informatika, organizacione, ekonomske nauke i struke, arhivistika i dr.) ali i upravljački sloj na svim nivoima, i pred sve njih postavlja zadatak integracije u smislenu celinu u cilju postizanja projektovanih ciljeva i rezultata. Stoga, standard je namenjen:

• rukovodiocima pravnih i fizičkih lica;
• profesionalcima iz oblasti upravljanja dokumentima, informacijama i tehnologijom;
• osoblju unutar pravnih i fizičkih lica;
• svim pojedincima koji imaju obavezu da stvaraju i čuvaju dokumenta.

UKRATKO I O DRUGIM SRODNIM I KOMPLEMENTARNIM STANDARDIMA IZ OVE OBLASTI

ISO/TS 23081-1

• Deo 1: Principi
• Informacije i dokumentacija–Procesi upravljanja dokumentima– Metapodaci za dokumente

Jedna od glavnih oblasti upravljanja je ona o metapodacima za dokumente. Godine 2004. prvi put je objavljen tehnički izveštaj ovog standarda koji obezbeđuje okvire za stvaranje, upravljanje i upotrebu ovih metapodataka. Kao takav, ovaj standard predstavlja nastavak ISO 15489 i, između ostalih zahteva, objašnjava šta je neophodno da bi se autentičnost i integritet dokumenata sačuvali kroz vreme, upotrebom metapodataka. U pripremi je Deo 2: Pitanja implementacije; Deo 3: Ocena postojećih setova metapodataka i inicijativa neophodnih da se podrži ISO 15489.

Metapodaci obezbeđuju autentičnost, pouzdanost, upotrebljivost i integritet tokom vremena i omogućavaju upravljanje informacijama i razumevanje, bez obzira da li su fizičke, analogne ili digitalne. I metapodacima treba upravljati, a upravljanje dokumentima uključuje i tu komponentu. Digitalno okruženje zahteva različite izraze tradicionalnih zahteva i različite mehanizme za identifikaciju, prihvatanje, dodelu atributa i upotrebu metapodataka. Ovaj standard je Komisija Instituta za standardizaciju takođe predvidela za prevođenje i usvajanje na nacionalnom nivou.

Upravljanje metapodacima je neraskidiv deo upravljanja dokumentima. U kontekstu upravljanja dokumentima, metapodaci se definišu kao podaci koji opisuju kontekst, sadržaj i strukturu dokumenata i upravljanje njima tokom vremena. Kao takvi, metapodaci su struktuirane informacije koje omogućavaju stvaranje, zavođenje, klasifikaciju, pristup, zaštitu i korišćenje dokumenata kroz vreme i unutar i među domenima.

MoReq

ZAHTEVI MODELA ZA UPRAVLJANJE ELEKTRONSKIM ZAPISIMA

Projekat MoReq pokrenut je 1999. godine s ciljem da se razvije model funkcionalnih zahteva za upravljanje elektronskim zapisima, koje bi koristile i privatne i javne organizacije. Specifikacija je oblikovana uz stručno iskustvo iz nekoliko evropskih zemalja, ali trebala bi da se primenjuje ne samo u Evropskoj Uniji već i u svim zemljama u kojima se od sistema traži da upravlja elektronskim podacima. MoReq je opšta i modularna specifikacija, što znači da postoji mogućnost dodavanja funkcija koje su relevantne za svaku konkretnu situaciju, a prema potrebi, da se uklone neobavezni aspekti MoReq-a. Razvoj MoReqa podržava DLM forum (http://www.dlm-forum.eu.org) na temelju odluka Saveta Evrope koji se odnose na jačanje saradnje u oblastima arhiva. Na sastanku DLM-foruma u Barceloni 2002. godine, značenje akronima promenjeno je u “document lifecycle management - upravljanje životnim ciklusom dokumenta. Ova specifikacija kombinuje prednosti elektronskog načina rada sa teorijom upravljanja dokumentima pokrivajući, na primer, klasifikaciju, upravljanje dokumentima, radne procese, metapodatke i ostale povezane tehnologije. Ovaj dokument pokriva širok spektar potreba – za razne zemlje, u raznim granama proizvodnje i sa raznim vrstama zapisa. Predviđeno je da služi kao model, a ne da propisuje sve moguće primene ERMS (electronic records management system).

Verzija 2 MoReq 2004. godine je zvanično podržana u Izveštaju Evropske komisije o arhivima u proširenoj Evropskoj Uniji, potom od Saveta Evropske Unije, koji je na sastanku ministara kulture, novembra 2005. godine prihvatio izveštaj i preporučio ubuduće pojačanu evropsku interdisciplinarnu saradnju u vezi sa elektronskim dokumentima i arhivama. MoReq 2 je kompatibilan sa:

• ISO 15489;
• ISO 23081;
• ISO 9001.